KI-gestützte Rechnungsverarbeitung mit conpilot

Der Webcast beginnt mit der Frage, wie sich KI im Zahlungswesen der Baubranche nutzen lässt. Zunächst zeigt Messerli den bisherigen Ablauf in BAUAD: Unter «Zahlungen erfassen» wird eine Rechnung importiert. Papierbelege können eingescannt werden; im gezeigten Beispiel wird ein PDF ausgewählt. BAUAD liest den QR-Code aus und übernimmt die darin enthaltenen Zahlungsinformationen.

Angaben, die im QR-Code fehlen, werden ergänzt. Dazu gehören im Beispiel die Zuordnung zum Auftrag und der BKP sowie die Rechnungsart; auch das Rechnungsdatum lässt sich anpassen. Anschliessend wird die Rechnung verbucht. Der Beleg liegt danach sowohl in der Baubuchhaltung als auch im Dokumentenmanagement und kann dort wieder geöffnet werden. Dieser bekannte Ablauf bildet den Ausgangspunkt für die anschliessende KI-Demo.

Nach der Einführung übergibt Messerli an Andi und Dominik von conpilot. Beide stellen conpilot als Ergänzung zu Messerli BAUAD vor. Die Zusammenarbeit mit Messerli besteht zum Zeitpunkt des Webcasts seit über zwei Jahren.

conpilot ist über eine Integration an BAUAD angebunden und automatisiert die Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang über die Kontrolle und Freigabe bis zur Verbuchung. Die folgende Bildschirmdemo zeigt, wie diese Schritte zusammenhängen und wie KI die Erfassung unterstützt.

KI wird als Werkzeug eingesetzt, um die erste Erfassung und Vorbereitung der Rechnung zu übernehmen. conpilot läuft als Webanwendung im Browser, ohne lokale Installation. Unter «Meine Aufgaben» erscheinen die Rechnungen, die bereits von der KI aufbereitet wurden.

Beim Öffnen stehen der Originalbeleg links und die vorbereiteten Daten rechts nebeneinander. Die KI erkennt das Projekt, sucht darin den passenden Auftrag und füllt unter anderem Rechnungsart, Rechnungsnummer, Buchungstext und Rechnungsdatum vor. Zahlungsstand und Werkvertragssumme werden ebenfalls angezeigt. So lassen sich Beleg, Kontierungsvorschlag und relevante Auftragsinformationen auf einem Bildschirm prüfen und freigeben.

Die Unterstützung geht über das Auslesen der Rechnung hinaus. conpilot berücksichtigt Werkvertragsinformationen und prüft, ob die Angaben der Rechnung dazu passen. Auffälligkeiten werden als Hinweise angezeigt, damit sie bei der Kontrolle gezielt geprüft werden können.

In der Demo geht es beispielsweise um den Abstand zwischen Rechnungs- und Eingangsdatum. Weitere genannte Prüfpunkte sind die Konditionen und die Projektadresse. Die vorbereiteten Daten und Hinweise unterstützen die verantwortliche Person bei der Kontrolle; die Rechnung wird anschliessend bewusst freigegeben.

Zahlungsstand, Werkvertragssumme und die übrigen Projekt- und Auftragsinformationen stammen direkt aus Messerli BAUAD. conpilot greift dafür auf eine offizielle Schnittstelle zurück, die im Rahmen der Zusammenarbeit mit Messerli genutzt wird.

Dadurch müssen Projekte und Auftragsdaten nicht zusätzlich in conpilot nachgeführt werden. Der Datenabgleich läuft im Hintergrund. Die bereits in BAUAD gepflegten Informationen stehen so bei der Rechnungsprüfung zur Verfügung, ohne dass dieselben Stammdaten nochmals manuell erfasst werden müssen.

Im integrierten PDF-Editor lassen sich geprüfte Positionen markieren, Hinweise ergänzen und Angaben durchstreichen oder anpassen. Ein dynamischer Stempel übernimmt erkannte Rechnungsinformationen und ergänzt Datum und Visum. Damit ist auf dem Beleg ersichtlich, wer die Rechnung kontrolliert hat.

Nach der Freigabe verschwindet die erledigte Rechnung aus «Meine Aufgaben». In Messerli BAUAD wird anschliessend die Funktion «Zahlungsimport» aufgerufen. Über die Schnittstelle werden die freigegebenen Zahlungen übernommen. Im gezeigten Beispiel erscheint die Akontorechnung danach vollständig in der Baubuchhaltung, einschliesslich der Aufteilung auf verschiedene Objekte.

Auch das PDF mit Stempel und sämtlichen Anmerkungen wird übertragen. Die Angaben müssen in BAUAD nicht nochmals eingetippt werden; der geprüfte Beleg steht dort zusammen mit der Verbuchung zur Verfügung.

conpilot unterstützt mehrstufige Freigabeprozesse. Im Beispiel prüft zuerst die Bauleitung, danach die Projektleitung. Der gezeigte Beispielprozess bindet die Geschäftsleitung erst ab einem Rechnungsbetrag von 100’000 Franken ein.

Zusätzlich lässt sich ein externer Freigabeschritt einfügen, etwa für einen Fachplaner, eine Bauherrenvertretung oder die Bauherrschaft. Dazu werden die externe Freigabe und die Rolle gewählt; eine persönliche Nachricht kann ergänzt werden. Nach der eigenen Freigabe wird die Rechnung weitergeleitet. In der Übersicht der offenen Projektrechnungen bleibt sichtbar, bei wem sie zur Prüfung liegt.

Die externe Person erhält eine E-Mail mit Rechnungssteller, Projekt und Nachricht. Über den Link öffnet sie eine vereinfachte Ansicht, kann einen Kommentar hinterlassen und die Rechnung freigeben. Der Bearbeitungsstand wird anschliessend auch in conpilot aktualisiert.

Danach geht die Rechnung an die nächste zuständige Person weiter. Diese sieht den Kommentar und die erfolgte Freigabe. Wer wann freigegeben hat, bleibt nachvollziehbar. Externe Beteiligte benötigen dafür keinen direkten Zugriff auf Messerli oder den Messerli-Server.

Für den Rechnungseingang kann eine eigene zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet werden. Eingehende Rechnungen werden automatisch an conpilot weitergeleitet. Dort bereitet die KI die Daten vor, ordnet die Rechnung dem passenden Projekt zu und weist sie der zuständigen Bauleitung zu. Alternativ können Rechnungen direkt in die Anwendung hochgeladen werden.

Damit schliesst sich der Ablauf: Die Rechnung geht per E-Mail ein, erscheint mit einem Erfassungs- und Kontierungsvorschlag bei der zuständigen Person, durchläuft die Freigaben und wird anschliessend an Messerli übergeben. Das manuelle Verteilen von Rechnungsmails und die wiederholte Datenerfassung sollen dadurch entfallen. Ziel ist es, Rechnungen innerhalb weniger Minuten bearbeiten zu können.

Im Webcast wird eine Testphase angeboten. Interessierte können auf conpilot.io über «Jetzt testen» ein kurzes Formular ausfüllen oder direkt anrufen. Danach meldet sich das Team, um den Start der Testphase gemeinsam zu besprechen.

So lässt sich der gezeigte Ablauf im eigenen Büro ausprobieren. Auf dieser Seite können Sie Ihre Testversion direkt über das Kontaktformular anfordern.

Nach dem conpilot-Teil zeigt Messerli die weiteren Schritte in BAUAD. Bereits übernommene Rechnungen können dort bei Bedarf angepasst werden, etwa beim Rechnungsdatum, BKP oder Betrag. Laut Demo werden diese Änderungen über die Schnittstelle an conpilot zurückgegeben, damit beide Seiten denselben Kostenstand haben.

Die Projektübersicht stellt Kostenvoranschlag, Verträge und bereits erfasste Zahlungen gegenüber. Mit jeder weiteren Zahlung wird dieser Stand aktualisiert. Auf dieser Grundlage lassen sich wie gewohnt Zahlungsanweisungen und Vergütungsaufträge erstellen. Dafür kann eine Auswahl der Rechnungen getroffen und anschliessend die Ausgabe als PDF geöffnet werden. Die zuvor über die Schnittstelle übernommenen Rechnungsbelege sind dabei ebenfalls enthalten.

Neben dem Versand der Unterlagen wird eine Zahlungsdatei im ISO-Format gezeigt beziehungsweise erläutert. Diese kann dem Auftraggeber mitgegeben werden, damit er die Zahlung auslösen kann. Zum Abschluss verweist Messerli auf die Kontaktmöglichkeiten beider Teams und auf die gemeinsamen Kundenerfahrungen aus der bisherigen Zusammenarbeit.